ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.



Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan
berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan.


Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.


Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:
– Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
– Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
– Menghasilkan informasi yang real-time
– Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

MODUL ERP
• Manufacturing
• Supply Chain Management
• Financials
• Projects
• Human Resources
• Customer Relationship Management
• Data warehouse
• Access Control
• Customization


IMPLEMENTASI ERP
• Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan.
• Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung
• Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP
• Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi




KELEBIHAN ERP
• Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks

• Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
• Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti




KELEMAHAN ERP
• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
• Sistem ERP sangat mahal
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

• Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan


SUMBER
http://www.erpchronicle.com/&docid=MY38mG4LR33lYM&w=386&h=314&ei=QfV-Tr__IsHsr

http://en.wikipedia.org
http://yanuar.kutakutik.or.id/ngeweb/erp-masih-validkahditerapkan-di-perusahaan/
www.mikroskil.ac.id/~erwin/erp/00.ppt
http://www.army.mil/armybtkc/focus/sa/erp_intro.htm
Wawan, Falahah (2007), Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung
http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12220/ENTERPRISE+RESOURCE+PLANNING+(ERP).pdf

CONTOH PENERAPAN ERP:

PENERAPAN ERP PADA PT JAMU PUSPO INTERNUSA

PT Jamu Puspo Internusa (JPI) merupakan perusahaan jamu berskala Usaha Kecil Menengah (UKM) yang pertama kali berhasil menerapkanEnterprise Resources Planning (ERP). Keputusan JPI untuk menerapkan ERP dilatarbelakangi oleh keinginan perusahaan untuk berubah menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan, serta menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien.

Investasi yang tidak sedikit ini dilakukan JPI mengingat sistem informasi yang ada dalam perusahaan yang ada sekarang sudah tidak lagi mendukung tujuan tuntutan bisnis terhadap pengembangan perusahaan dimasa depan. Dengan penerapan ERP data dari berbagaidepartment akan terintegrasi dan dapat diakses secara real time, sehingga data dapat dimanfaatkan secara optimal dengan akurat. Sistem informasi yang dirancang juga diharapkan dapat diintegrasikan dengan supplier dan distributor perusahaan, dimaksudkan agarinventory dapat dikelola dengan lebih efisien lagi. Terintegrasinya sistem juga diharapkan meningkatkan koordinasi antar bagian di perusahaan serta menekan terjadinya misinformation yang selama ini sering terjadi, karena dokumentasi yang berbeda.

Keselarasan antara business process, people, and information technology

Dalam membentuk suatu sistem informasi yang dapat menjadi enablerbagi perusahaan, maka harus ada keselarasan antara business process, people, and information technology di dalamnya. Pada kasus JPI, perusahaan memahami benar pentingnya ketiga unsur tersebut di atas. Penerapan ERP yang mengikuti best practice darivendor menuntut perusahaan untuk melakukan reengineeringterhadap business process-nya. Penerapan ERP tersebut juga diikuti dengan change management terhadap unsur people dengan baik, tidak ada resistensi dari semua level perusahaan karena dari awal semua pihak telah dilibatkan dalam proyek. Karyawan bahkan dinilai oleh konsultan implementasinya, PT Inti Data Utama, mau bekerja keras untuk memenuhi target project penerapan ERP di JPI.

Metode pengembangan sistem

Pendekatan implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh JPI adalah pendekatan big bang. Pendekatan ini dipilih karena perusahaan merasa perlu untuk secepatnya bertransformasi dan memenuhi kebutuhan konsumen. Resiko yang besar dalam penggunaan pendekatan ini diminimalisasi dengan berkomitmen penuh dan fokus pada proyek implementasi ERP yang baru. Karena perusahaan tidak melakukan kustomisasi dan kesadaran perusahaan untuk merubah proses bisnisnya menjadi lebih efisien, maka perusahaan melakukanreengineering mengacu pada best practise sesuai dengan ERP yang akan diterapkan. Hal ini, dirasa akan lebih mempercepat proses implementasi, hasilnya perusahaan dapat go live dalam waktu enam minggu (4 minggu implementasi dan 2 minggu untuk trouble shooting).

Pemanfaatan project management

Proyek implementasi ERP di JPI dilaksanakan dengan membentukproject team yang berisikan wakil-wakil dari manajemen, baik dari top level maupun manajemen di layer yang lebih rendah. Hal ini dimaksudkan untuk mengakomodasi dan menyelaraskan antara misi implementasi secara korporat dengan kebutuhan dari fungsi-fungsi yang ada di dalam perusahaan. Penunjukan PT Inti Data Utama sebagai konsultan implementasi yang berpengalaman dimaksudkan untuk memperlancar proses implementasi dan transfer knowledgepada perusahaan.

Top management dari awal telah berkomitmen penuh dalam proyek pengembangan sistem informasi di JPI. Hal tersebut dibuktikan dengan melibatkan langsung top management dalam project. Kerjasama yang sangat baik ditunjukkan antara manajemen dan konsultan, sehingga keputusan dapat cepat dikeluarkan oleh management perusahaan apabila terjadi trouble dalam proses implementasi sistem baru.

Keselarasan antara company direction dan IS direction

Tantangan bisnis dalam industri jamu saat ini yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk lebih responsif terhadap perubahan dan keinginan pasar. Dengan sistem yang lama hal tersebut tidak dimungkinkan, karena terlalu banyak inefisiensi dalam bisnis proses perusahaan. Meskipun tergolong dalam skala UKM, JPI mengharapkan bahwa perusahaannya mampu bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain yang skalanya lebih besar, baik di pasar lokal maupun di pasar global. Arah perkembangan perusahaan tersebut diyakini dapat dicapai melalui penerapan ERP. JPI memutuskan menggunakan SAP Business One sebagai solusi ERP perusahaan karena SAPBusiness One dirasa sesuai dengan skala perusahaan dan cukup reliable bagi perusahaan dalam mencapai tujuan pengembangan sistem informasinya.

Tantangan yang dihadapi oleh IS department

Sebelum penerapan ERP, perusahaan melakukan in-house development untuk mengembangkan sistem informasinya. Tetapi karena kurangnya pengalaman dan seringnya terjadi pergantian personel di IS department membuat proses pengembangan menjadi tersendat dan tidak pernah selesai. Hal tersebut mendorong perusahaan untuk membeli sistem dari luar perusahaan. Tantangan terbesar yang dihadapi IS department saat ini adalah memaksimalkan pemanfaatan sistem yang baru agar dapat menjadi enabler bagi perkembangan bisnis perusahaan di masa depan.

Kesimpulan

Keputusan PT Jamu Puspo Internusa untuk menerapkan SAP Business One terbukti berhasil dalam mencapai tujuan-tujuan pengembangan ERP. Perusahaan saat ini dapat merespon permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat, dan telah dapat memasarkan produk-produknya ke berbagai negara di Timur Tengah dan Asia Tenggara. Tidak hanya itu, melalui penerapan ERP perusahaan dapat melakukan efisiensi dan berbagai penghematan dalam operasionalnya.

Hal terbaik dari penerapan ERP di PT Jamu Puspo Internusa yang dapat dipelajari adalah tentang pentingnya kesesuaian antara investasi IT dan kebutuhan perusahaan. Selain itu, komitmen yang penuh dari management dan kerjasama project team yang solid terbukti mampu memperlancar proses transformasi.

Sumber

www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=5995
www.jamupuspo.com/articles.php?p=2007_03_07
www.intidatautama.com/bpartner.html

http://ardhinov.blogspot.com/2008/08/penerapan-erp-pada-pt-jamu-puspo.html